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目 录

Word 效率手册

第1章  简化篇

1.1 解密段落前的小黑点 …………………2

1.1.1 换行与分页 …………………………… 2

1.1.2 孤行控制 ……………………………… 4

1.1.3 与下段同页 …………………………… 5

1.1.4 段中不分页 …………………………… 5

1.1.5 段前分页 ……………………………… 6

1.1.6 取消行号 ……………………………… 6

1.1.7 取消断字 ……………………………… 6

1.1.8 取消显示所有格式标记 ……………… 7

1.1.9 Word也“看脸” ……………………… 8

1.2 文档结构傻瓜化 ………………………8

1.2.1 Word玩“变脸” ……………………… 8

1.2.2 利用“小样”设置标题 ………………12

1.2.3 结构调整就这么快 …………………… 14

1.3 知识扩展 …………………………… 15

1.4 小结和练习 ………………………… 16

第2章  美化篇

2.1 目录页码很简单 …………………… 18

2.1.1 目录自动化 …………………………… 18

2.1.2 页码是怎样生成的 …………………… 20

2.1.3 目录页与正文页不同的页眉页脚 …… 24

2.1.4 首页不同的页眉页脚 ………………… 25

2.1.5 奇偶页不同的页眉页脚 ……………… 27

2.1.6 费脑的分栏页码 ……………………… 29

2.1.7 纵横页面混排 ………………………… 32

2.1.8 制作封面不算事儿 …………………… 34

2.2 沛美化有捷径 …………………… 35

2.2.1 普通“设计湿” ……………………… 36

2.2.2 文艺“设计湿” ……………………… 39

2.3 各种编号不烦人 …………………… 42

2.3.1 标题编号 ……………………………… 42

2.3.2 图表编号 ……………………………… 46

2.3.3 注解编号 ……………………………… 48

2.4 交叉引用、书签与超链接 ………… 50

2.5 知识扩展 …………………………… 53

2.6 小结和练习 ………………………… 54

第3章  亮化篇

3.1 表格图表有套路 …………………… 56

3.1.1 如何快速美化表格 …………………… 56

3.1.2 如何在每一页显示表头 ……………… 57

3.1.3 如何快速填制并更新编号 …………… 58

3.1.4 如何对表格中的数据进行排序 ……… 60

3.1.5 如何对表格中的数据进行计算 ……… 61

3.1.6 如何拆分单格 ……………………… 62

3.1.7 如何制作图表 ………………………… 63

3.2 图形图片玩变通 …………………… 65

3.2.1 玩转SmartArt …………………………… 65

3.2.2 形状组合变形记 ……………………… 70

3.3 知识扩展 …………………………… 76

3.4 小结和练习 ………………………… 77

第4章  进化篇

4.1 面子工程轻松合并 ………………… 80

4.2 长篇大论就这么“控” …………… 85

4.3 查找替换就这么牛 ………………… 90

4.4 知识扩展 …………………………… 95

4.5 小结和练习 ………………………… 96

Excel 效率手册

第5章  数据存储

5.1 如何养成好习惯 …………………… 98

5.1.1 拒绝合并单格 ……………………… 98

5.1.2 名词缩写带来的麻烦 ……………… 103

5.1.3 统一日期格式 ……………………… 107

5.1.4 数据与单位分离 …………………… 112

5.1.5 不使用无意义的空格 ……………… 115

5.1.6 保护工作表中的公式不被修改 …… 116

5.1.7 数据备份很重要 …………………… 120

5.2 如何快速录入数据 ……………… 120

5.2.1 输入序列数字 ……………………… 121

5.2.2 填充日期序列 ……………………… 122

5.2.3 录入号码 …………………… 123

5.2.4 批量为城市添加省份 ……………… 125

5.2.5 使用“自动更正”功能快捷输入长字符串 …………127

5.2.6 特殊符号输入 ……………………… 130

5.3 如何强调异常值 ………………… 131

5.3.1 标记成绩优秀的学生 ……………… 131

5.3.2 标记前5名的成绩 …………………… 134

5.3.3 为项目进度标记进度条 …………… 135

5.3.4 标示重复项目 ……………………… 137

5.3.5 将语文成绩大于数学成绩的标示出来 … 140

5.4 小结和练习 ……………………… 142

第6章  数据处理

6.1 如何将不规范数据源转换成规范数据源……………………… 144

6.1.1 将记事本的数据导入Excel ………… 144

6.1.2 去除错误值 ………………………… 149

6.2 如何用逻辑函数进行条件判断 … 150

6.2.1 IF函数判断称呼 …………………… 150

6.2.2 IF函数嵌套判断专业代号 ………… 153

6.2.3 IF函数嵌套的巩固 ………………… 154

6.2.4 AND函数满足多条件获取录取情况 … 155

6.3 如何用数学与统计函数进行数据汇总 …………………… 157

6.3.1 自动求和妙用 ……………………… 158

6.3.2 SUMIF（COUNTIF）函数对科目进行单条件求和与计数 …………… 161

6.3.3 SUMIFS（COUNTIFS）函数对部门、科目进行多条件求和与计数 ……… 163

6.3.4 SUMPRODUCT函数实现加权得分 ……………………………… 165

6.3.5 TRIMMEAN函数去除最大值与最小值后求平均值 ……………… 166

6.4 如何借助查找与引用函数在万千数据中获取对应值 …………167

6.4.1 VLOOKUP函数根据姓名查找职业 … 168

6.4.2 VLOOKUP函数根据姓名按顺序查找多列对应值 …………… 169

6.4.3 VLOOKUP函数根据公司简称获取 …………………………… 172

6.4.4 VLOOKUP函数模糊匹配获取等级 … 173

6.5 如何借助文本函数进行字符拆分与合并 …………………174

6.5.1 LEFT、MID、RIGHT函数提取部分字符 ……………………… 175

6.5.2 FIND函数辅助提取部分字符 ……… 176

6.5.3 使用“&”将内容合并起来 ………… 177

6.6 小结和练习 ……………………… 179

第7章  数据分析

.......

第8章  数据展现

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PPT 效率手册

第9章  软件篇

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第10章  制作篇

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第11章  设计篇

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第12章  练习篇

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第13章  输出篇

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前言

本书根据三位作者的职场经历改编而成，是一本有趣、有料更有效的办公应用软件参考书。

本书共分13章，围绕师傅带徒弟这条主线来写。主要内容可分成三大部分：1～4章（Word）、5～8章（Excel）、9～13章（PPT），通过师徒一对一教学的形尸将与读者日常办公息息相关的问题和难点娓娓道来、层层解析，让读者在风趣、轻松、愉快的氛围中学到Word、Excel、PPT的核心功能和经典应用技巧，从而快速掌握Word、Excel、PPT的精髓。

熟练应用Word、Excel、PPT软件不仅能够提高工作效率，同时也能获得同事、朋友的认可，并因此而获得自信心，本书Excel篇的作者卢子就是这样的典型人物。他从2007年开始学习Excel，从当初连打字都不会到如今成为别人眼中的高手。很多朋友对他的经历很好奇，经常问：“你当初是如何学习Excel的？”这个问题不是三言两语就能够说明白的，因此才有了“Excel效率手册早做完，不加班”系列丛书的诞生。该系列丛书出版以来得到了20万读者的支持，对于只有高中学历的他而言，简直就是奇迹！这一系列丛书和其他工具类图书最大的不同点就是，通过讲故事的形式将Excel呈现在读者面前，让读者轻松、愉悦地学好Excel，告别以往枯燥的讲解方式。

本来该系列丛书到此也就画上完美的句号，奈何读者们一直强烈期待增加Word和PPT的不加班系列图书，卢子认为自己的Word和PPT技能一般，所以迟迟不敢动笔。本着为读者负责的态度，卢子辗转结识了深谙Word之道的MindOffice和精通PPT的绅士猫，并由此萌生了三人合作写本书的念头，这本书有别于其他Word、Excel、PPT的图书，是用老师教学生的形式来写的，而不是每个人的学习之路。因为编者相信，人都会成长，通过学习，学生也能当老师。编者更相信，读者朋友们能够借助本书学好Word、Excel、PPT，并因此提高工作效率，告别加班。

最近，你很可能使用Word、Excel、PPT做过些什么吧？用Word的编辑功能，Excel的数据分析功能抑或是用PowerPoint制作了一份报告。我想这可能不是一次非常愉快的经历，你可能被Word、Excel、PPT了，当然也许你已被了千百遍，但是现实的你还是要在情不得已的情况下接受那句“Word、Excel、PPT我千百遍，我待她却如初恋……”。谁叫Word、Excel、PPT对于你来说，可能犹如农民手中的锄头，是一个无法放下的工具。

在当今工作环境中，Word、Excel、PPT成为大部分工作的第一附属工具，不管你在写字楼，还是在医院，或是需要计算人员工资，还是上台演讲报告，Word、Excel、PPT可能是你的第一选择。也许你曾经认为Word只是用来敲几个字，Excel只是弄一份表格，PowerPoint只需要弄个模板把字复制并粘贴进去。而到如今你却不这样认为了，旁边的同事用Word批量制作请柬；前台的小姑娘用Excel可以快速知道你在上个月取过多少快递；和自己一起进来的小个子女生，因为PowerPoint做

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得好，很快成为公司的兼职培训讲师。

在这里，我们最想强调的是学习方法，这是感受温情和爱的学习方法。刚开始学习Word、Excel、PPT的时候，要善于向身边的同事及朋友请教问题。同时也要学会自学，毕竟没有人可以帮助你一辈子。学到新知识要及时跟同事、朋友、网友分享，这样你将会获得别人的好感，以后别人有好的方法也会告诉你。

萧伯纳就曾经说过:“倘若你有一个苹果,我也有一个苹果, 而我们彼此交换这些苹果, 那么你和我仍然是各有一个苹果。但是, 倘若你有一种思想,我也有一种思想, 而我们彼此交换这些思想, 那么,

我们每人将有两种思想。”

其实，办公软件不仅用于工作，更可用于生活，比如，可以用Excel记账、玩游戏，用Word打印工资条、多人协同编制大项目文档，用PPT制作培训课件、宣传片等。当然，学习Word、Excel、PPT不是以炫耀技能为目的，而要以合适的方法，在合适的时间，对合适的人做合适的事。无招胜有招，这才是Word、Excel、PPT的最高境界。

最后，直接说出我们的感谢：

感谢Word、Excel、PPT，我貌同的“恋人”。

感谢那些为我们提供技术支持的老师和朋友，让我们的Word、Excel、PPT能锦上添花。

还要感谢您，拿起这本书的读者——您的阅读，将我们对Word、Excel、PPT的爱传向更广阔的世界。

当然，还得感谢以下参与本书编写的人员：郑晓芬、李应钦、邱显标、龚思兰、邓丹、陆超男、杨明辉、刘宋连、邓海南。

编 者

升级版说明

“Excel效率手册早做完，不加班”系列丛书自2014年4月出版以来得到了20万读者的支持。其实这套书写得并不完美，有很多地方写得不够通俗易懂，也写得不够全面。长时间在售后群跟读者交流沟通后，征集了读者大量的反馈意见，从而对本书进行升级。升级篇最大的特点就是采用了大量图解让书籍更加通俗易懂，还增加了大量知识扩展，对相关知识点进行补充说明。以前是站在自己的角度看问题，现在是站在读者的角度看问题。